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2009年5月11日

淺談長文件的製作~以 Writer 為例(一)

最近很忙,忙著進行一個超大的專案,此案之複雜,遠超過當初決定要作時的評估。基於男子漢的承諾,這個案子無論如何都得在七月十四日前完成,於是很多事情都被我暫時終止進行,包括在 OSSF 和 ZDNet 的投稿。人間研究所的更新,自然也不例外。

雖然因此暫時性的收入歸零,人間研究所也流失了很多觀眾,但這一切都不能當作破壞男子漢承諾的藉口。畢竟,我答應交的稿再接這個專案之前就全數準時交齊,新的階段還沒決定要寫些什麼,暫時中止也不違背男子漢的道義。

至於人間研究所,本來就是我自己的東西,從頭到尾都不是為了特定或不特定的人寫的,也不是一個商業網站,沒有所謂服務消費者的問題,只能說讓愛好者失望了。

那今天為何又跑出來更新?因為這篇文是早就寫好的,只是被安排到現在才發表而已。基於協議,我只能同步發表,不能提前。若不同步更新,又覺得怪怪的......只好犧牲一點做專案的時間囉!

這一篇是我對於電腦教學文的另一種嘗試,因為想要介紹的軟體功能繁複完整,不寫本書是不可能的,於是挑一個比較常用而多數人又不是很熟悉(其實我真正想講的是「多數人又不會做」)的主題來引起大家的興趣。

只是這種主題式教學,使用者必須有基本的操作技巧,所以本文一開始會列出必備的技巧清單,並針對主題所需要的專業知識做一些基本的介紹,適合需要「進德修業」的朋友。

不過別以為這篇文很短呀!洋洋灑灑也要萬多字,所以也跟 XMind 一文一樣,得分好多次才能刊登完畢!

工商服務時間到了~

不想看有浮水印的圖片者,請前往中研院資訊科學研究所自由軟體鑄造場電子報的這兒吧!

其實我比較希望大家從這裡進去看,因為聽說從這裡點選文章來看,可以看到公開的流量紀錄!(我需要大家來滿足我的虛榮心啦!)

工商服務時間結束!

-----------新的嘗試,為的只是心中的執念!分隔線應該也會認同吧!-----------

*基礎認識篇*(第一篇)


一份文件到底要有多少頁數才算長文件?這一點,可以說是人言言殊。以印刷來說,單張的宣傳單不算,八頁算是可印刷的文件中,頁數最少的了,要說長文件,雜誌、書籍之類的才夠格。

但對一般使用文書處理軟體來製作文件的人來說,八頁(含)以上,就可以算是長文件。畢竟一般人會製作的內容,大多是內容單純,頁數在三頁以內的說明性文件為主,如公文、公告、履歷、自傳、報名表、活動說明……之類的,只有少數的大型企劃案、研究論文、考察報告等,文件的內容和頁數會比較多而已。

那製作長文件和短文件有什麼差別?到底要注意些什麼?有哪些部份是必須要加入的元素?除了內文的編排要力求專業、精美和易讀之外,還有哪些地方要注意的?其實長文件所衍生出來的技巧,全在於內容長,不容易閱讀和尋找所需要的資料,所以製作上該注意的地方,主要就是要讓閱讀者容易閱讀和尋找資料。例如,長文件應該要加上頁碼,好讓人家能分清楚各頁的前後順序,討論到一半時也可以進行確認,確定與會大眾談得是同一頁的東西,以免發生雞同鴨講的尷尬現象。

除此之外,還有許多地方值得注意,例如裝訂的留邊、目錄、頁首和頁尾加入文件名或企業識別系統(CIS)等資訊,這些地方對於文件的出版、協助閱讀者迅速找到需要的資訊或企業(單位)的形象宣傳等,都大有幫助。因此,本文的重點以「能協助閱讀」為重點,來談長文件的製作,其他因商業考慮所衍生的技巧,不在本文之列。


◎ 閱讀本文前該有的編輯技巧

本文所要分享的內容,並不打算從文件的起始製作開始講起,而是從文件的內容本體已經做好開始,討論如何加上和長文件有關的東西。至於本文的範例教學部份,採用的編輯軟體是 OpenOffice.org Writer,因此閱讀本文的朋友,對於 Writer 必須有一定的操作經驗和技巧。

該具備哪些技巧呢?如果不列出標準讓大家參考,恐怕大家會覺得無所適從吧!所以在開始範例教學之前,先把Attila認為該具備的技巧列於下,以便讓大家心裡頭有個準:

1. 文字的輸入和編修:這一點若不會,那根本就什麼都不必談了。
2. 文字格式的設定:字型的選擇、大小、顏色、粗體、斜體等的設定。
3. 段落設定:包括行距、段落間距、縮排等。
4. 加入圖片與圖片設定:圖片的加入、縮放和圖文安排(如文繞圖)等。
5. 表格設定:加入表格和表格的美化。
6. 圖表設定:加入圖表和圖表的美化。
7. 增加頁數和分頁:不可能每次做的都是一頁文吧?要是連這個也不會,那還說什麼製作長文件?

以上七項是 Attila 認為製作一份專業、精美文件所必備的基本技巧(想要做的更好,會的當然要更多)。畢竟,連一份文件的內容本體都做不好,那麼學習長文件的其他技巧就屬多餘。
畢竟,一份文件可以沒有頁碼、目錄等和觀念表達無關痛癢的東西,但內容本體卻不能做的不好。因為內容本體都做不好,如何能達到文件最基本的溝通目的?不能達到溝通目的,文件本身就失去意義,那其他的技巧還有何意義可言?要是對這七項的相關技巧還不太熟,建議先去學好再看本文,否則就是捨本逐末,這是學習中最不該發生的事。


◎ 使用的軟體與下載

文書處理軟體相當的多,功能上雖然各擅勝場,實際上是大同小異,只要不是功能陽春的版本,理論上本文所提到的東西都能做的出來。所以本文只選擇其中一種軟體,作為說明與教學之用,也就是開放源碼的 OpenOffice.org Writer。

在此希望大家閱讀本文之後能夠舉一反三,別因為使用軟體之不同,就認為自己不會作或作不出來,或許需要一點時間摸索,但以 Attila 的經驗,應該不會遇到什麼困難才對。

OpenOffice.org Writer 是 OpenOffice.org 的成員之一。有關 OpenOffice.org,大家可以參考下列的網頁:

◎ OpenOffice.org的官方網站:http://www.openoffice.org/index.html
◎ 中文版下載處:http://zh.openoffice.org/new/zh_cn/downloads.html

安裝時,唯一要注意的就是必須要安裝 Java 的運作環境。若作業系統內沒有安裝,那麼下載回來的檔案已內含 Java,需要的話可一併安裝。


◎ 必備的基礎知識

為了範例教學方便起見,這裡所準備的文件,其內容本體已經都做好,只待加入有關長文件的各種元素。雖然在實務上,可能是一邊編寫內容,一邊進行設定,或者先把一些基本的東西先設定好,然後才開始編寫內容。不過為了方便說明起見,這裡還是以文件內容已經編寫完畢作為開始。

既然已經完成了內容本體,接下來要做的,就是針對長文件所需要的部份加以編輯或設定,大家應該要先瞭解其意義和用途,才不會有「不知道加了什麼;加了這個,到底有什麼意義」的現象。

通常,長文件是會被輸出成平面出版品(也就是用紙張印出來,偶爾也要讓 Attila 滿足一下虛榮心)。因為在螢幕上閱讀文字內容,久了對眼睛來說還是蠻吃力的(主因是光影的刺激容易讓眼睛感覺疲勞)和不方便(一定要打開電腦或閱讀器,不能想到就隨時隨地拿來看,如蹲廁所),因此許多人拿到長文件的檔案後,還是習慣列印出來。

既然要列印出來,那麼裝訂就是一個必須要好好考慮的事。萬一是厚厚幾十張紙的文件,不小心「飄」落一地,光是撿起來排好先後順序,可能就要老半天。若是更不小心地跟其他文件混在一起,那就好像是童話故事裡一樣,把一把芝麻混在灰堆裡,要正確的一張一張找出來,可能會讓人抓狂。

好,假設大家已經承認裝訂很重要,那,裝訂有哪些事情要注意呢?其實只有一點,就是要留一點空白的邊(一般稱為「留邊」)。

對一般人來說,裝訂最簡單的方法就是使用釘書機(絕對不是用膠水黏起來!),而在印刷上常見的則有騎馬釘、膠裝、線裝、線膠裝等。不論採取哪一種裝訂方法,一定得要在頁面的邊緣上留一點邊,才能在不影響閱讀的前提下,順利的把長文件裝訂起來。

這些裝訂方法所需要的留邊大小,除了要考慮文件頁數的多寡之外,紙張的種類、厚度(以重量來計算,一般的列印紙以 80 gsm 最常見,有關 gsm,詳見文末的補充說明)和不同的裝訂方法都有影響。單就裝訂方法來說,騎馬釘所需要的留邊最小,但是一般人不大可能會採用,因為它需要特定的設備才行,而且紙張張數也不能太多(超過百張紙就不大可能使用這種方式),線裝和線膠裝所需的留邊最大,通常用在頁數較多的書籍上。關於計算方法,牽涉的因素太廣,在此就不多作說明。(需要的話,請洽詢和貴單位合作的印刷廠)

如果我們採用釘書機來裝訂,紙張為一般的 80 gsm 紙,頁數在廿頁上下(也就是十張紙,以雙面列印來計算)的長文件,文字走向為由左至右,那麼留邊只要左邊 3~5 mm 就可以了。

至於裝訂方式,最簡單的就是在文件左上角以斜向的方式釘上一根釘書針,距離大約是紙張的上緣和左緣大約 3 mm 的地方,如下圖所示:


圖1:頁數不多時,可在文件的左上角釘上一根釘書針來裝訂文件。這裡為求明顯,釘書針和邊緣的距離已經超過 3 mm

這種方式的好處,一是省釘書針;二是翻頁的時候可以把頁面折到後方,書寫備註時有比較多的空間,也比較適合拿著站著討論。(為什麼要站著討論?也許討論地點是在戶外或工作現場,不想站著也不行);三是留邊所佔的空間最小。

另一種則是距離文件左邊約 5 mm 的地方,把紙張的長邊均分為三,各打上一根釘書針來固定。只是這種方式最好把書背貼上一張固定用紙,以免翻閱久了,留邊會翹起來,影響美觀,也影響保存。


圖2:文具店有賣裝訂專用的塑膠固定夾,配合透明的塑膠封面,不但讓長文件的裝訂更加美觀,也比較不容易污損(此為上述裝訂方式的精緻版)

既然文件已經長到需要裝訂,那麼加上頁碼就是再自然不過的事情。頁碼,不僅僅是要知道文件的頁數多寡,本身也有便於尋找內容的作用,尤其是多人討論同一份文件的內容時,更能顯出它的用處。

頁碼通常是加在頁面的最下方(也有人會加在上方),位置則有居中、靠右邊、靠左邊三種。居中是最容易的一種,不論是左右面翻頁或單雙面列印,都不會出現錯邊的問題。至於頁碼是要加在右邊或左邊,除了版面設計和裝訂在那一邊的問題之外,另外一個考量點是單面列印還是雙面。

版面設計的問題,暫且不談(因為牽涉到美術設計),就裝訂來說,如果確定裝訂是在左邊,頁碼當然就不能加在左邊,反之亦然。至於列印問題,單面列印的頁碼位置只要配合裝訂邊即可(只是有點浪費紙張)。若是雙面列印,問題就比較大。

一般人使用文書處理軟體編輯文件時,幾乎都是直接使用頁面的預設值,殊不知預設值是以單一頁面為主,並非以是像書籍一般的左右頁面對稱來考量。這有什麼差別嗎?舉個例來說,當我們把頁碼設定在右邊,雙面列印之後,第一頁的頁碼當然是在右邊,翻過來的第二頁也是在該頁的右邊,但相對第一頁來說,第二頁頁碼的位置卻是在第一頁的左邊。(大家把它拿起來對著燈光照著看,應該就能懂 Attila 在說什麼)

所以在裝訂的時候,第二頁的頁碼就會在裝訂邊,也就是會被遮住。如果把頁面設為左右對稱,就不會有這樣的問題。所謂的左右對稱,簡單的說,就像我們把書本翻開,左右頁面的版面設定應該是像鏡子鏡射一般,左頁上原本在左邊的頁碼,到了右邊應該變成右邊,如此頁碼就不會出現在裝訂邊了。

解決裝訂和頁碼的問題之後,就天下太平了嗎?當然不!另外一個長文件要考慮的問題,就是目錄。

如果文件的內容真的很多,而且多到已經分章、節,那麼加個目錄是絕對必要的事(註:中文文書內容架構可用的項目有「卷、編、篇、章、節、條、項、目、款」,只是要分到這麼細的機會實在太小,多數只用到「篇、章、節」三項)。在如此浩瀚的資料當中,要是想找特定項目的內容,卻沒有目錄可供查詢,那這份文件真的是具有整人的性質。但說到建立目錄,許多人真的不知道該怎麼做,甚至視之如畏途。

根據 Attila 十多年的工作經驗和職場的觀察,多數人是採用土法煉鋼的方式完成目錄的,也就是把文件列印出來後,用筆和紙另行把標題和頁數紀錄起來,然後在文件起首處另行開闢一頁,慢慢的一字一字輸入目錄。說真的,這種方法實在是笨到天邊去了啦!因為一旦內容有變,還得仔細重新比對頁次,然後手動一項一項修改目錄。都已經採用電腦和文書處理軟體來建立文件,如果不能讓它們自己根據內容來建立和自動更新目錄,那電腦還算是能快速處理資訊的機器嗎?請不要讓電腦蒙羞!

為何這麼多人不知道怎麼建立目錄呢?軟體功能不夠熟悉和使用機會不多固然是重要因素,最主要還是不知道文書處理軟體建立目錄的邏輯。

要建立目錄,首先要讓文書處理軟體知道那些東西是要抓進來當目錄,因此第一步驟就是先指定哪些內容是要作為目錄。通常會作為目錄的內容,不外乎是標題,如篇、章、節的標題,但既然是長文件,標題肯定也不會少到哪裡去,要怎麼指定呢?總不能在每個標題前建立一個識別符號吧?(雖然這曾經是個被採用的解決方法,不過還是挺笨的)

目前的作法是利用樣式。什麼是樣式?簡單的說,樣式就是把某些東西的格式設定全部紀錄起來,當其他相同性質的地方也要設定成相同格式的時候,就只要套用相同的樣式即可,不必從頭一一把相關格式再設定一遍。(不少人用了很多年的文書處理軟體,恐怕還不知道樣式這玩意是什麼,更別說它的作用)

樣式能設定的範圍頗廣,最基本的有字元和段落的樣式,專業級的軟體還可以建立表格和物件的樣式。在長文件的製作上,樣式是非常重要的,因為長篇大論下來,要讓相同性質的段落,如篇標題、章標題、節標題、內文、圖說、附註……等,都能正確無誤的使用相同格式,除了透過樣式來套用,沒有更好的方法。(格式設定一多,保證到後來會忘記一些細節!)

說到這兒,大夥兒心裡應該隱約知道目錄和樣式的關係了吧?沒錯!既然標題套用了特定的樣式,那麼建立目錄的時候,就指定套用這些樣式的段落為目標,以它們來作為目錄的內容。因此,當文件的頁數有增減,甚至是標題被修改,只要使用目錄更新的功能,目錄內容就可以自動更新,頁次也會自動修改,這樣子才是方便又快速的方法。

至於目錄本身的格式,也可另行設定樣式來套用,也就是說內容來源的樣式,是建立目錄所指定的目標,而目錄本身的文字和段落格式可以套用其他的樣式,如此目錄也可以設定的和內文不一樣,增添變化。只是一般的企劃案、研究論文等,除了因閱讀方便所做的改變之外,通常不太建議大費周章的另行設計樣式,畢竟這不是為了商業出版所設計的東西,不需要花費太多力氣在這上面。(設計成一樣,就比較省事囉!)

最後要談的,就是頁首和頁尾。頁首和頁尾是獨立在本文上、下方(專業術語稱為天、地)的空白區域內,除了加入頁碼之外,通常也會用來加入文件名稱、企業或團體的名稱、Logo、頁次和頁數(如1/30頁;第一頁,共三十頁)或日期等。這些內容,除了企業識別系統(CIS)具有宣傳作用外,其他多屬於協助閱讀者瞭解文件主題為何、目前所在的頁次、文件的建立日期等,講究一點的,當然也會把它當作版面設計的一部分。

若文件內容多的像是書,頁首除了加入文件名,一般還會加上章名或節名,這也是有利於閱讀者尋找資訊的方法之一,只不過這樣的作法必須配合頁面的分隔設定,否則無法在不同的章或節加上不同的頁首,這個功能就不是每個文書處理軟體都有。

有些人會認為,頁首或頁尾加入特定的資訊實屬多餘,因為會讓版面過於複雜,有干擾閱讀之嫌。在實務上來說,這是個見仁見智的問題,最好是就文件的性質和設計目的來考量。通常,Attila 會在文件的頁首加入文件名稱,當要從一堆「收拾整齊」的文件內找出特定的一份,就不需要一份一份抽出來看封面,只要看看右上角的頁首就可以,找起來會比較快。另外就是在沒有裝訂之前,萬一不小心跟其他文件混在一起,頁首也是辨識某一頁歸屬於哪一份文件的好方法。(這種情形不是不可能,像 Attila 的工作會產生很多文件等待「處理」,這種情形並不少見)

至於頁面的安排,如要不要在文件的最前面加入首頁(或者稱為封面),就看所製作的長文件是否要用在正式的場合,目標閱讀者是不是很講究正式的作法。通常正式的長文件,頁面的安排是首頁、目錄頁、本文頁、索引頁(如果有的話)、參考文獻頁、版權頁(也有人放在首頁之後)、底頁(封底)。要把文件內容分成這樣,製作上並不難,本文就不多加著墨。(通常知道怎麼分頁和增加頁數,就知道怎麼做。)

說了這麼多,相信大家對於本文將要提到的長文件製作技巧,應該已經有點概念。只要有耐性的看完底下的實際操作教學,自行製作一份典型的長文件,應該沒甚麼問題啦!

在實際練習之前,Attila 希望大家能先準備一份大約廿~三十頁的文件(這樣才有感覺嘛!),標題的類型起碼要有大、中、小三種,分別對應文件名、篇標題、節標題,篇的標題少說也要有三個,每一篇的節標題大約二至五個,這樣子目錄做出來,才不會覺得太單薄寒傖。

〔補充說明〕

由於紙張的實際厚薄測量不易,因此紙張的厚度通常是以一定數量的紙張,其總重量為何來表示。通常越重的紙,厚度也隨之增加。

我們常見的重量表示法有二種,一是以英磅為單位,一是以公克為單位。以英磅來表示,是一令全紙的總重有幾磅(令是紙張的數量單位,一令為五百張,全紙的尺寸一般為 35 英吋 x 47英吋),例如 150 磅的紙,意思就是 500 張全紙的重量為 150 磅,表示法為 150 lbs。

只是各國對於全紙的尺寸,在定義上略有不同,因此相同材質和磅數的紙,其厚度在不同國家可能有所不同。為避免換算上的麻煩,目前國際上通用的標準為 gsm。gsm 的全文為 grams per square meter,也就是每平方公尺紙張的公克數,例如 80 gsm,就是每平方公尺的紙,其重量為 80 公克的意思。

至於二者之間的轉換,其公式如下:

lbs = gsm x 紙張面積(平方公尺) x 1.1023
gsm = lbs x 0.9091 / 紙張面積(平方公尺)
1.1023 和 0.9091 為公克與英磅之間的轉換係數。
按照公式,80 gsm 的紙約相當於 90 lbs(80 x 0.875 x 1.175 x 1.1023 x 90.664175)。

根據 Attila 的經驗,80 gsm 的列印紙已經夠厚,不論是採用雷射或噴墨來列印,多數不會有列印內容滲透到背面的情形(如果有,最好檢查一下印表機,看看列印濃度是否設定的過高或墨水有滲漏的現象)。若選擇低於 80 gsm,則常會因紙張太薄而導致卡紙、一次捲進多張紙和內容滲透到背面的現象。

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淺談長文件的製作~以Writer為例(二)
淺談長文件的製作~以Writer為例(三)
淺談長文件的製作~以 Writer 為例(四,完結篇!)

6 則留言:

  1. 確實長篇的文章(如論文)
    就真的要有點文書處理的能力
    才能作的又快又好

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  2. To 拆組達人:
    是啊!越長的文章,越難讓人有耐心看完,除了內容的因素之外,版面和指引資訊也是重要的原因呀!

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  3. 匿名6/06/2009

    感覺應該滿有用的,可是文內一直說到某些行為挺笨的之類的,感覺這樣的修辭很難令人閱讀,我認為改成挺累的or太累了比較恰當,畢竟有些解決的方法並不是當事人笨,而是不夠熟悉而已,基本上會想出解決的辦法通常也不是笨了。

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  4. To 匿名:
    謝謝你的建議!

    用「笨」這個字所想表達的是,採用的方法不夠省時省力,不過在文句上也很容易讓人感覺是在罵人,以後發表在部落格以外的文章,我會多注意這一點!

    再次謝謝你的指教!

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  5. 所長:
    我留言是表示我有來看 看不懂閃人~~

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  6. To 亮晶晶旅行日記:
    是!非常感激您的支持!

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