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2009年7月15日

淺談長文件的製作~以 Writer 為例(四,完結篇!)

不囉唆,直接看已經在OSSF刊出好幾週,而我一直沒空發布的第四篇吧!

大家一定要看的工商服務時間!

不想看有浮水印的圖片者,請前往中研院資訊科學研究所自由軟體鑄造場電子報的源碼秘技

感謝支持,工商服務時間結束

---------------------終於完成專案,可以做一點自己想做的事了!---------------------

*頁首製作與長文件製作建議篇*

加入頁首

步驟一:

在本文的任意處按滑鼠右鍵,從快顯功能表上點選「頁面」。

步驟二:

此時會開啟「頁面樣式」視窗,切換到「頁首」標籤,接著勾選「顯示頁首」並取消勾選「內容左右相同」,最後按一下「確定」。

步驟三:

第二頁之後,全部的頁面都加入了頁首(別忘了,第一頁是目錄。由於插入點是在第二頁,所以顯示頁首的動作並不包含第一頁的目錄)。

把插入點移到第二頁的頁首,設定為向左對齊,然後輸入單位名稱。通常放在頁首的字不需要太大,避免奴欺主,影響了本文的閱讀,一般設為 8~10 級字就好。(此處我們設定為 10 級)

步驟四:

將插入點移到第三頁的頁首,接著把它設定為向右對齊,輸入內容之後,一樣把字體大小改為 10 級。

步驟五:

我們把檢視模式改為書籍模式並縮小顯示比例,我們會看到左右對頁的頁首都加入所希望出現的資訊。


匯出成 PDF 檔

儲存檔案,是製作任何文件或作品一定要做的事。一般來說,只要儲存成編輯軟體預設的檔案格式即可(方便日後的編修)。不過和他人進行檔案交換的時候,必須要考慮對方有沒有辦法開啟檔案並加以檢視的問題。

要避免無法檢視的窘境,最好的方法就是輸出成跨平台且廣為接受的格式。目前,具有這種優勢的檔案格式,莫過於 PDF 和 HTML 檔。如果不確定收受檔案者能否檢視自己所採用的檔案,那麼匯出或轉存這二種格式之一,是不錯的選擇。OpenOffice.org Writer,對於這二種檔案格式的匯出或轉存都很容易,最棒的是不需要借助其他的軟體,就可自力完成!(通常電腦內少裝一點軟體,效能會比較高一點啦!)

步驟一:

按一下標準工具列的「直接匯出成PDF」鈕。

步驟二:

出現「匯出」的視窗後,選擇要存放檔案的資料夾,接著輸入檔名,然後按一下「儲存」。

步驟三:

狀態列上會出現匯出成 PDF 檔的進度。和其他轉成 PDF 檔的第三方軟體相比,Writer 的匯出速度算快。(當然也要看該文件長不長;加入的圖片多不多)

步驟四:

匯出後,以 PDF 閱讀器來檢視文件的基本資料和屬性,此處可知道製作的程式以及所採用的 PDF 版本。

步驟五:

在「保全」的標籤內,我們會發現 Writer 匯出 PDF 檔的預設值,是不包括保全的相關設定。如果希望加上保全的相關設定,那麼就得用另外的方法。

步驟六:

切換回Writer後,按功能表的「檔案」\「匯出成 PDF」。

步驟七之一:

此時會出現「PDF 選項」的視窗。這裡有轉換成PDF檔時,常用的各種選項可以設定。例如在「一般」標籤內,可以針對檔案內的圖片進行壓縮,好讓匯出的 PDF 小一點。當然,若不希望圖片因過度壓縮而變得模糊,也可如上圖一般選擇「無損壓縮」。

步驟七之二:

「初始檢視」標籤內所要設定的是,當使用者打開 PDF 檔時,將會如何顯示內容之意。如要不要同時顯示頁面和書籤?顯示比例要固定還是配合閱讀器的預設值?頁面是單頁還是對頁?在此我們都可加以設定,如無特別需求,採用預設值就好。

步驟七之三:

「使用者介面」標籤內,是一些有關閱讀器的視窗和使用介面的設定。例如若想要有最大的頁面顯示空間,就可以勾選「隱藏功能表列」、「隱藏工具列」等選項,那麼在開啟該PDF檔時,閱讀器的功能表列和工具列就會被隱藏起來。

步驟七之四:

「連結」標籤所要設定的是原本文件內所設定的書籤、超連結等,在轉換為PDF之後將以何種形式出現。一般來說,此處只要使用預設值即可。

步驟七之五

「安全性」標籤,就是要設定有關保全的地方。「加密 PDF 文件」所設定的是當要開啟加密的 PDF 檔案時,必須先輸入和此處所設定一樣的密碼。(當別人要開啟這個檔案,將會出現輸入密碼的視窗,輸入的密碼錯誤就無法打開檔案,藉此達到保密的效果)

至於「限制權限」,則是針對檔案的一些屬性或功能加以限制的意思,例如禁止列印、複製內容等、啟用協助工具等。要進行細部設定前,除了要先勾選「限制權限」外,還得先設定密碼才行,所以這裡要按一下「設定權限密碼」。

步驟八:

出現「設定權限密碼」的視窗後,在「密碼」欄和「確認」欄內輸入相同的密碼。

至於要設定怎樣的密碼比較不容易被猜出,不外乎是長一點且英數混合使用,例如 j1o3h5n7(由 john 和 1357 交叉混合組成)。當然,自己也要記得住啦!

步驟九:

設定完密碼後,底下欄位的細部設定就可以使用。這裡我們取消勾選「啟用複製內容」,如此別人就沒辦法直接從 PDF 檔案內複製文件的內容。
全部設定完成後,按一下「匯出」。

步驟十:

和前面一樣,出現「匯出」視窗後,選擇存檔的資料夾並輸入檔名,最後按一下「儲存」。

步驟十一:

狀態列開始出現匯出的進度……

步驟十二:

匯出完成後檢視一下該 PDF 檔案。我們會看到被限制的項目,包括上一步驟特別提到的禁止內容複製。

至於加了保全設定後,這個檔案有沒有加密呢?答案是有,加密的方式是 RC4,128 bit(因為使用的是 Acrobat 5.0 的 PDF 版本)。


轉存成HTML檔

步驟一:

轉存成 HTML 檔之前,可以先預覽看看效果如何。因此先按一下功能表的「檔案」\「在 Web 瀏覽器中預覽」。

步驟二:

此時會開啟預設的瀏覽器,可以看到轉成 HTML 後的樣子。通常,某些設定或版面會變得和原始文件不大一樣,所以要給人家這種檔案之前,得先確定這些設定跑掉會不會有什麼不良影響。

步驟三:

確定要存成 HTML 檔之後,就按一下功能表的「檔案」\「另存新檔」。

步驟四:

在「另存新檔」的視窗中,選擇要儲存檔案的資料夾並輸入檔名,「存檔類型」則記得要選擇「HTML 文件」,最後才按一下「儲存」。

這裡要特別注意,如果文件內有圖片,檔名最好使用英文,以免相關圖片的連結產生錯誤而無法正確的顯示在瀏覽器內。

步驟五:

此時會出現提示的對話視窗,告知轉換之後,某些格式或內容可能會消失。可是我們已經決定要存為 HTML,所以就只能按一下「保留目前格式」。

步驟六:

開啟存放該 HTML 檔的資料夾,除了會看到該 HTML 檔之外,也會看到該檔案所用的圖片(本例中所用的 JPEG 圖片檔,已經被複製一份至此並重新命名為 WriterLD_HTML_m5825cdae.jpg)。

在該 HTML 檔案按二下,好看看轉存後的效果如何。

步驟七:

以預設瀏覽器開啟後,所看到的樣子和預覽時一模一樣(使用 Firefox 3 和 Internet Explorer 7 來看也都一樣)。

除了分享檔案的理由之外,如果文件是要放在網站上,轉存成 HTML 檔案之後相對比較省事。

最後還是要不厭其煩的提醒大家,要轉存成HTML檔之前,最好還是先預覽一下,確定轉出後的樣子是自己要的,若等到輸出後才發現不是想要的樣子,那豈不是做白工,浪費寶貴的時間?


結語

以上所談是製作長文件時,除文件本體以外最常加入的部份。事實上,長文件還有許多技巧,但既然是以「有助於閱讀」為出發點,因此只選擇這幾項常見又有必要性的來談,其他的技巧,Attila 認為是屬於錦上添花的作用,是否要運用在自己的文件上,就看所設計的文件要用在什麼地方。或許,所製作的是商用產品、宣傳手冊等,除了閱讀方便之外,自然還要加上「能吸引消費者目光」來考量。

最後,要跟大家分享的,是製作長文件的流程。以本文的教學為例,通常一位專業且有經驗的知識工作者,是不會採用「先製作文件內容,再加上額外的部份」這樣的流程,應該是「先規劃好文件內容、頁面配置、版面設計,再撰寫文件內容」的流程,因為事後的修改,往往會花費更大的力氣,而且不見得會達到預想的效果。

圖3:文件的製作流程

在實務上,當然是先根據主題來規劃文件的內容架構,設想一下有多少內容?需不需要分章節?如果要分章節,有沒有必要加目錄?頁面要怎麼配置?要不要加首頁?或許可以先把首頁和目錄頁預留起來,等到完成文件後,再根據實際需要來決定要不要加入。畢竟,東西還沒完全定稿前,會做什麼樣的修改是很難說的。(簡單講,就是看老闆的想法和作風)。當然,影響視覺的版面的設計和圖文配置也得要好好考慮。

這些規劃都大致想好之後,接著才是撰寫和編輯內容。在撰寫初期,最好就把樣式建立起來(更好的作法是設計成範本並儲存起來,以後建立相同性質的文件才會快)。樣式一旦建立起來,在編寫的過程中如遇到標題(或其他的東西,此處只是隨便抓一個來當例子),就可以馬上套用標題的樣式,這樣會節省很多設定格式的時間。萬一,在編輯完初稿之後,發現內文的段落間距太大,經過考慮後決定全部要縮小,只要修改樣式,那麼所有套用相同樣式的內文,就能一次全部改好,不必一個個段落修改。若沒有樣式,加上不夠細心的人,某些段落沒更改的機會就大的像太平洋一樣!光是檢查和修改,就會讓人抓狂!(別懷疑,Attila 常看到有人加班就是為了改這個!)

至於頁首、頁尾和頁碼等,都是一開始就可以加入的,不必等到最後再處理。這些地方,如果一開始就能做好,比較不會有掛一漏萬的現象。不要等到事後檢查才發現沒加入,又要手忙腳亂的改(因為到最後,總是有位高權重的人像黑白無常一樣死命的催)。先把這些所有頁面都會出現的東西做好,對於長文件的編輯,無疑會省下一些不必要的麻煩和時間。

那這篇文章的教學,顯然採取的是完全外行且不專業的方式,這是為什麼呢?這全都是為了操作教學方便,而不是 Attila 外行(這種事,當然是打死都不會承認的啦!)。如果採用專業的作法,那麼某些功能的教學畫面,會因為沒有內文而不容易看出效果來,這樣子反而會讓大家產生誤會,以為這些功能的結果,不會自動產生在所有的頁面內,或者只會出現在某些被指定的頁面上。這樣子會讓大家對於軟體的功能,產生認識不全的現象,對日後的長文件製作會有不良影響。那時候就會罵 Attila 是個不專業的傢伙!居然做了不完整的教學示範!

所以在這裡要給大家最後一個建議,那就是當瞭解並熟悉本文所教的技巧後,請把教學順序忘掉,改以專業的作法來取代,這樣子才算真的把本文的精髓全部學起來哦!

(完)

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淺談長文件的製作~以Writer為例(一)
淺談長文件的製作~以Writer為例(二)
淺談長文件的製作~以Writer為例(三)

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