人間研究所: 淺談簡報設計的技巧～以 Impress 為例（二）

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＊文字內容設計篇＊

文字大綱的升級與降級之應用

簡報的內容，最常見的是文字和圖片，必要時會加上聲音或影片。其中最容易製作的就是只有文字內容的投影片，而最難做得好的正是這類型的投影片。文字形式的投影片，優點是製作時直覺簡便，缺點就是很難引起觀眾閱讀的興致。常見的問題如果不是使用的字數太多，就是文字之間缺乏層級的安排，導致重點不容易被判讀出來。在示範比較好的作法之前，先來看看一般人的作法（這也是多數簡報軟體預設的製作方式）：

步驟一：

以 OpenOffice.org Impress 開啟新的投影片後，在「版面配置」的面板內點選「標題，文字」。這是簡報中最常見的版面配置方式。

步驟二：

分點寫出想解說的內容。

一般人最常製作的投影片大概就是如此，觀眾看到的就是一堆條列的文字，只是這和讀書有何差別？哪能凝聚觀眾的注意力呢？改善的作法之一就是採用 1-7-7 原則，也就是在一張投影片中，最多只列出七點，每一點最多七個字。採用此原則來製作投影片雖然會好一些，但還是會讓多數人提不起勁。

那麼要完全捨棄這種純文字的作法嗎？也不見得。因為講解到一定程度時，難免得下結論或提出重點整理，此時不採用此法還真的不行。只是在一份簡報中，不要出現太多這樣的東西，最多就是二張投影片。此外，最好採用層級架構的作法，讓文字排列產生變化，以便更容易看出重點。

或許有人會說只要把文字內容少一些，然後加個背景和圖片就會改善。其實這樣的作法只會讓人在第一眼時覺得比較美觀，而當觀眾想要瞭解重點時，還是會產生「好複雜，不想看」的念頭。底下所要示範的作法，Attila 就會加入背景，並且在文字外觀上做點變化，大家可以自行改為空白背景和黑色字，然後加以比較，應該會發現這種類型的投影片，背景和圖片在「讓人專注」這一點上，真的沒有太大的作用。

步驟一：

以 OpenOffice.org Impress 開啟一張空白投影片，一樣選擇「標題，文字」的版面配置，然後在右邊的「工作窗格」內，切換到「主頁」面板。接著在「深藍」的項目上按二下滑鼠，把它套用到空白投影片上。

步驟二：

標題和大綱儘量簡潔有力（這就得看個人的文字功力，Attila 可沒辦法教！），範例中的第一點是要表達的重點之一，下面的第二點則是第一點的簡易說明。為了讓二者有所區別，所以要針對第二點進行降級，讓它成為第一點的一部分。

因此把插入點移到第二點內，在「文字格式化」工具列上，按一下「降級」鈕。

步驟三：

用同樣的技巧，把想建立的內容全部建立起來。

雖然有層級之分後，效果有比較好一點，不過每一段都擠在一起，會讓人感覺字好像擠成一團，還是不大有「想看」的念頭，所以段落之間還要進行間距的設定。

步驟四：

把插入點移到第一點的說明項目內，在文字格式化工具列上按「段落」鈕。

步驟五：

在「段落」視窗的「縮排和間隔」標籤內，「段落之上」設為 0.2 公分；「段落之下」則是 0.7 公分。（距離大小沒有一定的規則，視內容多寡、版面配置和個人觀感而定）

設定完畢後按一下「確定」。

步驟六：

用同樣的方法把相同性質的段落都加以設定，這樣看起來是不是會比較好一些呢？若能在文字外觀加點料，效果會更好。

步驟七：

把第一點的文字全部選取起來，然後按文字格式化工具列上的「粗體」鈕，把文字都加粗。

步驟八：

接著選取下一層級的文字，按文字格式化工具列的「字型顏色」鈕，點選「灰色 40%」。

步驟九：

把同性質段落的文字都改成一樣（如果底色改回白色，第二層級的文字可改為灰色 60%）。此時我們會發現第一層級的主要內容，會因為顏色的對比而更加顯眼，觀眾自然比較容易注意到這裡。至於第二層級的輔助說明，重要性相對較低，有興趣的觀眾自然會看。

至於右邊的空白區域呢？有些人會加入圖片，理由是要讓版面活潑。其實若無法加入能搭配內容的圖片，加進來就算是雜訊。予以留白，不是更能讓觀眾注意到文字內容？

文字集中與對齊的效果

在前面的例子中，大家應該會發現，第一層級之間的段落間距，遠大於第一層級和第二層級之間的段落間距，之所以要如此設定，目的就是要讓觀眾分清楚，哪些資訊是有關的，而其範圍到哪裡為止。

這種作法稱為文字集中原則。文字集中原則除了可限定相關資訊的範圍，適度的應用，觀眾也比較容易找到重點資訊。畢竟在一張投影片中，如果文字散佈在各處，想找到重點還真是有點強人所難。

至於對齊效果，也是把觀眾注意力引到特定地方的方法之一。全部置中是常見的作法，只是看起來有點過於制式化的感覺。事實上，我們可以根據版面配置和內容，適當地設定對齊方式，甚至把文字方塊移到適當的地方，以求更好的效果。

步驟一：

把插入點移到標題內，然後按文字格式化工具列的「置中」鈕。

步驟二：

標題就會移到中間。接著把插入點移到底下的內容，此時會出現文字方塊的外框。按住 Shift 鍵，向右拖曳這個外框。（按住 Shift 鍵是為了要水平向右移動文字方塊）

步驟三：

以最長的段落為準，讓最右邊的字靠近投影片的右邊界（本範例為「擾」字）。

步驟四：

通常人們閱讀橫向書寫文字的習慣，是從最左邊開始，因此當文字集中在右邊，而左邊又刻意留白時，觀眾自然會特別去注意文字內容何在，如此可達到集中注意力的效果。當然，運用此一效果時，文字最好不要採用靠右邊對齊，因為這很容易讓文字的左邊參差不齊，版面看起來反而會覺得比較雜亂。（除非具備寫唐詩一般的功力，能讓每句的字數都相同，那就沒話說啦！）

把文字內容圖形化

文字內容雖然可以靠大綱層級、集中和對齊等來進行變化，然而這樣的安排方式還是略顯單調，此時我們可以借用如心智圖、流程圖等方法讓文字內容圖形化，如此在視覺上不但更活潑且富有變化，也更容易看出內容之間的關係。

步驟一：

新增一張投影片（配色和版面配置通常會延續上一張投影片，此處不必更改），版面配置選擇「只是標題」。（說真的，這樣的翻譯還真是怪！）

步驟二：

輸入標題內容後，按「繪圖」工具列「基本的形狀」旁的下拉式按鈕，從出現的選單中點選「矩形，圓角」。

步驟三：

在想擺放的位置上，拖曳出一個圓角矩形。接著在「線條和充填」工具列上，「線條樣式」改為「隱入的」（實際上就是把線條隱藏起來，對於這個翻譯…不予置評）；「平面樣式／平面充填」選擇「彩色圖案」，然後在它右邊的欄位內點選「軸向淺紅色／白色」（若字面上看不出什麼意思，旁邊的圖示總可以吧！）。

步驟四：

在這個圓角矩形上按二下滑鼠，就會切換到文字編輯狀態。我們輸入所需要的文字內容後，在圓角矩形外的任意處按一下滑鼠，就會結束文字編輯狀態。

步驟五：

調整好圓角矩形的大小後，以複製／貼上的方式加入其他的圓角矩形和文字內容（用上一步驟的方法編修文字），把位置調整一下後，接著把所有的圓角矩形選取起來，按繪圖工具列「對齊」鈕旁的下拉式選單按鈕，從出現的選單中點選水平方向的「置中」。

步驟六：

接著我們要以箭頭來連接這四個圓角矩形，好顯示它們之間的順序和關聯性，所以按繪圖工具列「連接符」旁的下拉式選單按鈕，在選單中點選「末端箭頭直線連接符」。

〔補充說明〕

選擇連接符來連接圓角矩形的理由是，當我們移動圓角矩形時，連接符會自動改變大小和方向，緊緊地連著圓角矩形，不像箭頭線條一樣，一旦移動圓角矩形，也得要調整箭頭線條的大小和方向。

步驟七：