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2009年9月15日

淺談簡報設計的技巧~以 Impress 為例(一)

話說,對一個上班族來說,「沒做過簡報,也看過簡報」吧!不過說實在的,能做好簡報的人真的少之又少。偏偏簡報卻是上班生涯中的一大部分。

公司會議少不了它(尤其是跨部門提案或說明);業務向客戶推銷也少不了它;教育訓練更是少不了它。這麼常見的東西,如果做的不好,溝通的效果絕對是不好,台下的人不是睡著就是沒聽進去。為了不讓別人對我的簡報也有這種感覺,很多年前就下手研究如何做一份好的簡報,這些年來也頗有心得。

因此,當 OSSF 的提議時,我毫不考慮就接受,希望自己的心得能拯救廣大的上班族聽眾。(這個願望的實現,應該是遙遙無期!)為了讓內容更紮實、更適合電子報的型態,除了自己的心得之外,還參考幾本很棒的簡報觀念書籍。另外,這次的撰寫方式也大幅翻新,希望能達到更好的學習效果,請大家拭目以待!

工商服務時間再度和大家相見!

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工商服務時間有限,在此結束

---------------------很久沒出現的分隔線,在此向大家問個好!---------------------
*基礎認識篇*

簡報的精髓,是快速有效的溝通。不論是商業或團體活動,經常都會有機會向顧客或其他成員說明某個計畫。即使計畫的內容並不複雜,但想讓別人徹底瞭解自己所提的計畫內容,如計畫目的、目標、執行流程、配合事項和成果評估等,絕對不是一件容易的事。

為了能夠快速有效的溝通,因此進行簡報時,常常會使用一些輔助器材,最簡單常見的就是投影片(用來簡報的一組投影片,也稱為簡報,為了方便辨別起見,這裡 Attila 稱之為簡報檔)。傳統的投影片是一張張的透明塑膠片,製作和播放都比較麻煩,現在則幾乎都改用電腦來製作,優點當然就是簡單、快速以及容易播放。

製作簡報檔雖然變容易了,但是能做好的人卻不多。最常見的毛病,就是簡報的內容繁雜,很難看出重點到底是什麼,最糟的是還把口頭要講述的東西完全放進簡報檔內,讓簡報檔完全失去輔助講解的功能。說真的,自從 Attila 略懂簡報軟體以來,不論是參加工作上所必須的會議,還是為了增長知識所玩的研討會,常常覺得主講人如果不使用簡報檔,講解的效果或許還會更好呢!

許多優秀的演講者,有時上台並不會準備簡報檔,卻也不會因此而讓演講失色。因為有些主題、場合和觀眾水準等因素,根本就不需要簡報檔也能達到預期的效果!要是畫蛇添足,準備了一個對於演講(也就是溝通)沒有加分效果的簡報檔,那麼用了只是多此一舉,徒增準備工作的繁雜勞累。勉強為之的東西,品質和效果通常都不會好到哪裡去。所以要製作簡報檔之前,還是先花個幾分鐘思考一下,到底有沒有必要吧!

若決定要製作,在開始下手之前,還應該要瞭解簡報的程序。

很多人製作簡報檔的方式通常都是想到什麼就放什麼,上台時就依序照本宣科,很少去思考該怎麼做好一個簡報檔:主題是什麼?應該有哪些內容?內容如何配置?圖文怎麼搭配?內容的前後順序該怎麼安排?哪些地方可以運用多媒體,好達到聚焦的效果?實際簡報時,安排的方式是增色還是減分?這些問題很多人從來都不思考,自然很難做出一份好的簡報檔!

為了容易解說起見,大家可先參考底下的圖:


圖1:簡報的程序

大家或許會認為第一個步驟是廢話,事實上這是一個非常重要得開始,因為簡報要讓人家懂,主題一定要明確單一,絕對不能含糊多樣。例如:簡報的主題為「瞭解圖書館」,看到的人不免會想,這到底是要讓人瞭解圖書館的什麼?建築外觀?館藏內容?還是先進的索引系統?多數人通常會認為這樣的主題等同於圖書館的簡介,如果只是簡介,那可能和自己原本所知道的圖書館沒多大的不同,想要聽簡報的興趣自然大減。

若真要說這個主題有什麼優點,那就是可講的範圍很廣,而優點也正是缺點:過於廣泛而沒有焦點。

所以設定主題時,一定要明確有力,讓人家知道你想講的是什麼。有些人會為了把各個層次的群眾都納進來,而把主題訂的模稜兩可。不過根據 Attila 的實務經驗,越模糊的主題,越難吸引到目標觀眾群,所以設定主題最重要的關鍵還是要聚焦,針對想溝通的對象來設定主題會比較好。

當主題確定之後,再來就是要好好想想該放哪些內容。內容應該要以能讓觀眾瞭解主題為核心,無法說明主題或相關性不大的資訊,儘量不要放,以免內容冗長並妨礙觀眾對主題的理解。

決定內容之後,如何呈現也是一門大學問。基本上,文字內容要簡短有力,長篇大論絕對是殺死觀眾接受內容的兇手。必要時加入有關的圖片和圖表,讓訊息的傳達比較多且完整,甚至還有讓觀眾有想像空間的效果。

完成簡報檔後,當然就是帶著它上台啦!簡報的程序和預設的效果,是還沒上台就要想好的,上台後的簡報檔,只是幫自己達到完美「表演」的幫手,藉由簡報檔上的圖文和動態效果,讓自己的「舌粲蓮花」更加「美妙誘人」!不過大家一定要記住,簡報檔不是主角,身為演講者的你才是。簡報檔是幫你把這場演講表演的更好,讓觀眾能真正瞭解你所講的主題,可不要讓簡報檔喧賓奪主!

以上只是簡單說明製作簡報的重要流程和設計時該注意的大原則,只要能把握住這些原則,時時以有效溝通四字訣為檢驗標準,必然可以做出具有良好輔助效果的簡報檔。

設計的核心概念:簡約

瞭解簡報的程序後,當然要進入實際製作的階段。只是,簡報檔該怎麼規劃和設計比較好呢?

其實簡報的規劃和設計,並沒有什麼原則可遵循。如果硬要說有的話,萬變不離其宗就只有一項,那就是簡明易懂。這個原則說起來簡單,做起來卻很困難,因為要和一群人溝通某些觀念而還必須動用簡報檔,內容通常都不會太少!

話雖如此,也不能像寫書一樣,在簡報檔內塞一大堆文字和圖片!試問,要觀眾一邊聽講,一邊還要仔細閱讀投影片的內容,有多少人會真的專心致志的照做呢?就算自己遇到這種情形都會想逃吧!

那該怎麼做會比較好呢?簡約或許是大家可以參考的答案。

簡約,是簡明易懂的真正關鍵和精髓。如果有張純白的紙,上面只有一個黑色的墨點,相信任何人一看都會注意到這個墨點;要是在五顏六色的花紙上,想找出這個墨點來,除了專注還得細心找才行。同理,把內容加到投影片時一定要考慮幾個問題:這是我想表達的東西嗎?有沒有過於冗長繁雜的東西?內容彼此間會不會互相干擾?有什麼方法能讓觀眾更專注於主題?觀眾容易理解嗎?無論如何一定要緊抓著自己想要傳達的主題,關聯性不大或其他無關緊要的東西,不是不要放,就是要拿掉!(即使是公司所重視的 CIS(企業識別系統)也只要出現在首頁的投影片就好,不必每頁都放)

不擺或拿掉無關緊要的東西,就是所謂的去除雜訊。雜訊不但會干擾人們對於資訊的瞭解,還會讓人產生疲乏感,進而忽略或排斥相關資訊,最嚴重時會讓人拒絕任何資訊。一旦到了這個「境界」,任何的溝通方法都不會產生任何效果。所以做好一張投影片之後,一定要靜下心來,屏除內心的雜慮,根據自己的主題和溝通目標,重新把投影片檢視一遍,看看哪些東西是該刪掉的!

當然,去除雜訊的標準是很難拿捏的,而且也因人而異。除了經驗之外,多參考評價優良的簡報作品,不妨找些其他觀眾,先對他們試講看看,然後根據他們反應來檢討修改,都是不錯的方法。

除了去除雜訊之外,另外一個和簡約有關的技巧就是留白。去除雜訊只是把不相干的東西剔除,留白則是刻意留下空白的地方,目的當然是刻意卻又不留痕跡得讓主題更加突顯,「強迫」觀眾去注意預先設定好的地方。這部份的技巧牽涉到版面設計的運用,而且可用的方法很多,這裡只示範二種常見的方式讓大家參考。

之後將示範的實作例子就是以「簡約」為核心概念,針對單純文字、圖文共用等狀況,分別說明在簡約的大前提下,投影片製作的相關概念和技巧。只是 Attila 並沒有刻意去設計一個包含所有技巧的範例,以免讓大家誤會,一份好的簡報檔應該要含括本文提到的所有技巧。

畢竟,不同的技巧各有其適用的時機,設計者應該要隨機應變,視主題、觀眾和場合而定,其運用之妙,存乎一心。因此,簡約不只是一種技巧,還是一種藝術和境界。最佳的註解,Attila認為莫過於《老子》:「大音希聲,大象無形。」(第四十一章)期望大家多多揣摩之!


閱讀全文前該有的編輯技巧

本文所要分享的內容,並不打算從簡報檔的起始製作開始,而是針對不同內容安排的投影片來說明設計概念和編輯技巧,因此不會引導大家逐步完成一個完整的簡報檔。至於相關的範例教學,採用的編輯軟體是 OpenOffice.org Impress,因此閱讀本文的朋友,對於 Impress 最好有一定的操作經驗和技巧。

該具備哪些編輯技巧呢?底下就是 Attila 認為該具備的技巧:

1. 文字的輸入和編修:這一點若不會,那根本就什麼都不必談了。

2. 文字格式的設定:字型的選擇和大小、顏色、粗體、斜體等的設定。

3. 加入圖片與圖片設定:圖片的加入、縮放和線條的設定等。

4. 表格設定:加入表格和表格的美化。

5. 圖表設定:加入圖表和圖表的美化。

6. 增減投影片:投影片幾乎不可能只做一張,若連這個也不會,那…別再往下看啦!

7. 放映簡報檔:做好了卻不會放映,那檔案做出來幹什麼?

至於套用範本、配色等,這一類幾近不算技巧的部份就更不用說了。當然,若想要把簡報檔做的更棒,會的東西自然要更多。至於本文的內容,重點在於設計簡報的概念,不是操作技巧,所以不會刻意介紹什麼特別的功能,相關的編輯技巧全在上述七點的範圍內,但投影片的效果絕對值得大家期待。


使用的軟體與下載

簡報軟體相當多,功能上雖有些不同,實際上大多是大同小異,只要不是功能陽春的版本,理論上本文所提到的東西都能做的出來。所以本文只選擇其中一種軟體,作為說明與教學之用,也就是開放原始碼的 OpenOffice.org Impress。

OpenOffice.org Impress 是 OpenOffice.org 的成員之一。有關 OpenOffice.org,大家可以參考下列的網頁:

OpenOffice.org 的官方網站
中文版下載處

安裝時,唯一要注意的就是必須要安裝 Java 的運作環境。若作業系統內沒有安裝,那麼下載回來的檔案已內含 Java,需要的話可一併安裝。

最後,Attila 希望大家閱讀全文之後能夠發揮舉一反三的精神,千萬別因為使用軟體之不同,就認為自己不會作或作不出來。或許因此需要一點摸索的時間,但以 Attila 的經驗來說,應該不會遭遇到什麼困難才是。

(待續)

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淺談簡報設計的技巧~以 Impress 為例(二)
淺談簡報設計的技巧~以 Impress 為例(三)

2 則留言:

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  2. To Slideking:
    我不大懂你的意思,是否可用本部落格上公告的 gmail 來信告知細節?

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