電腦管理－檔案管理

電腦最佳化之後，當然就是快快樂樂的用電腦來做事了。這時候，我們自己製作的檔案會隨著電腦使用時間的增加而增加，或者從網路下載而來的檔案也越來越多。這些檔案如果沒有好好的管理，等累積到一定的數量之後，我們會發現：明明記得自己有某個檔案，但是卻找不到！

一、 檔案的存放結構

電腦檔案的存放結構是所謂的樹狀結構，表示磁碟機的根目錄（C:），就好比是樹根，各個樹枝就像是資料夾，樹葉就像是檔案。

儲存檔案時，當然要取個容易了解檔案內容的名字，然後存放在特定的資料夾裡面。至於資料夾的名稱也要容易了解，讓人家一看就知道裡面的檔案是屬於哪一類的。而用來細分的資料夾結構，最好按照上面所說的樹狀結構來建立。

例如，［我的文件］資料夾就是要存放樹於自己的各種檔案，［我的文件］內可以再建立一個［個人資料與文件］的資料夾，這裡專門存放自己的製作的檔案，如果檔案過多，最好再加以細分，例如［照片］（存放自己拍的數位相片）、［影片］、［音樂］等等資料夾，用來存放各種不同類型或性質的檔案。當然，資料夾內隨時都可以再細分出其他的資料夾，讓檔案的存放更加井然有序。

資料夾的分類如果很細，固然有助於檔案的分類，但是要開啟最內層的檔案卻需要很多道的手續，這樣子反而增加了尋找檔案的時間，反而違背了檔案管理的目的－快速有效的找到需要的檔案。一般來說，資料夾的層次最好在 3～5 層之內，如果層次必須分的更多，最好另外分出新項目擺在磁碟機底下，以減少尋找檔案所需要的時間。

所以，檔案和資料夾的存放結構，必須事先加以規劃，並且每隔一段時間就得加以整理分類，重新規劃資料夾結構，這樣子才能有效管理數量日益龐大的檔案。不過，做這些管理的工作也會花掉許多時間，因此算是使用電腦中，不得不做且頗為浪費時間的一件事。

因此在樹狀結構的管理觀念之外，另一種解決方法是允許使用者在檔案上加上標籤。這是一個新概念，因為很多文件檔案兼具數種性質，想要擺放到特定的資料夾不見得很適當，因此有人提出加上標籤的概念，讓某個檔案可以任意加上許多標籤，存放時也不需要特別以資料夾來分類，只要透過搜尋工具來尋找標籤，或者只顯示某一特定的標籤，讓加上這個標籤的檔案全部顯示出來，如此就不要事先花時間和心思建立資料夾的分類結構，某種程度來說也是簡化檔案管理的程序，提昇電腦應用的效率。這一種概念的應用，可以在 Gmail 和 Google 的部落格內看到。

二、 善用搜尋工具

既然檔案多到難以找到，要是有個搜尋工具不是很好？目前在 Windows 的作業系統中都有搜尋工具，如果找不到自己想要的檔案，不妨多利用這個工具。

Windows 內的搜尋工具，除了關鍵字之外，也可以設定特定的搜尋條件，例如是哪一類型的檔案（影片、文件或音樂）、特定的磁碟機或資料夾等。當然，也可以安裝其他的搜尋工具，例如 Google 的搜尋工具。

Google 的搜尋工具，其操作介面相對簡單，剛安裝完之後，會對電腦內的所有檔案自行製作一個索引目錄檔，以便加快日後的搜尋（之後只要增加檔案，它會自動加入索引之內）。要尋找檔案時，只要再輸入的欄位內輸入關鍵字就可以開始尋找。甚至連電子郵件（通常下載回來的電子郵件會存放在某一單一檔案內）都能找到，算是一個相當方便的工具。

對於使用者而言，評鑑搜尋工具的標準，就是它的有效性、正確性和速度。能夠迅速確實的找到想要的檔案，是使用搜尋工具最主要的目的。不過，影響搜尋結果的因素很多，包括所採用的演算法、檔案的數量（例如有幾十萬甚至上百萬個檔案，當然一般個人的電腦不會有這麼多）、硬體的效能等，都會有所影響。

所以，沒有用的檔案最好就加以刪除，以免浪費搜尋的時間和硬碟空間，或者不常用到的檔案，就以其他的儲存媒體如 DVD 或外接式硬碟加以儲存起來，並且加以分類保存好，等到需要時再找出來使用。這樣子常用的檔案存放在電腦本機，才會提升找對檔案的效率，此外，本機的檔案比較少，也比較不會影響電腦的執行效能。