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2007年6月3日

電腦管理-檔案管理

電腦最佳化之後,當然就是快快樂樂的用電腦來做事了。這時候,我們自己製作的檔案會隨著電腦使用時間的增加而增加,或者從網路下載而來的檔案也越來越多。這些檔案如果沒有好好的管理,等累積到一定的數量之後,我們會發現:明明記得自己有某個檔案,但是卻找不到!

檔案的存放結構

電腦檔案的存放結構是所謂的樹狀結構,表示磁碟機的根目錄(C:),就好比是樹根,各個樹枝就像是資料夾,樹葉就像是檔案。

儲存檔案時,當然要取個容易了解檔案內容的名字,然後存放在特定的資料夾裡面。至於資料夾的名稱也要容易了解,讓人家一看就知道裡面的檔案是屬於哪一類的。而用來細分的資料夾結構,最好按照上面所說的樹狀結構來建立。

例如,[我的文件]資料夾就是要存放樹於自己的各種檔案,[我的文件]內可以再建立一個[個人資料與文件]的資料夾,這裡專門存放自己的製作的檔案,如果檔案過多,最好再加以細分,例如[照片](存放自己拍的數位相片)、[影片]、[音樂]等等資料夾,用來存放各種不同類型或性質的檔案。當然,資料夾內隨時都可以再細分出其他的資料夾,讓檔案的存放更加井然有序。

資料夾的分類如果很細,固然有助於檔案的分類,但是要開啟最內層的檔案卻需要很多道的手續,這樣子反而增加了尋找檔案的時間,反而違背了檔案管理的目的-快速有效的找到需要的檔案。一般來說,資料夾的層次最好在 3~5 層之內,如果層次必須分的更多,最好另外分出新項目擺在磁碟機底下,以減少尋找檔案所需要的時間。

所以,檔案和資料夾的存放結構,必須事先加以規劃,並且每隔一段時間就得加以整理分類,重新規劃資料夾結構,這樣子才能有效管理數量日益龐大的檔案。不過,做這些管理的工作也會花掉許多時間,因此算是使用電腦中,不得不做且頗為浪費時間的一件事。

因此在樹狀結構的管理觀念之外,另一種解決方法是允許使用者在檔案上加上標籤。這是一個新概念,因為很多文件檔案兼具數種性質,想要擺放到特定的資料夾不見得很適當,因此有人提出加上標籤的概念,讓某個檔案可以任意加上許多標籤,存放時也不需要特別以資料夾來分類,只要透過搜尋工具來尋找標籤,或者只顯示某一特定的標籤,讓加上這個標籤的檔案全部顯示出來,如此就不要事先花時間和心思建立資料夾的分類結構,某種程度來說也是簡化檔案管理的程序,提昇電腦應用的效率。這一種概念的應用,可以在 Gmail 和 Google 的部落格內看到。

善用搜尋工具

既然檔案多到難以找到,要是有個搜尋工具不是很好?目前在 Windows 的作業系統中都有搜尋工具,如果找不到自己想要的檔案,不妨多利用這個工具。

Windows 內的搜尋工具,除了關鍵字之外,也可以設定特定的搜尋條件,例如是哪一類型的檔案(影片、文件或音樂)、特定的磁碟機或資料夾等。當然,也可以安裝其他的搜尋工具,例如 Google 的搜尋工具。

Google 的搜尋工具,其操作介面相對簡單,剛安裝完之後,會對電腦內的所有檔案自行製作一個索引目錄檔,以便加快日後的搜尋(之後只要增加檔案,它會自動加入索引之內)。要尋找檔案時,只要再輸入的欄位內輸入關鍵字就可以開始尋找。甚至連電子郵件(通常下載回來的電子郵件會存放在某一單一檔案內)都能找到,算是一個相當方便的工具。

對於使用者而言,評鑑搜尋工具的標準,就是它的有效性、正確性和速度。能夠迅速確實的找到想要的檔案,是使用搜尋工具最主要的目的。不過,影響搜尋結果的因素很多,包括所採用的演算法、檔案的數量(例如有幾十萬甚至上百萬個檔案,當然一般個人的電腦不會有這麼多)、硬體的效能等,都會有所影響。

所以,沒有用的檔案最好就加以刪除,以免浪費搜尋的時間和硬碟空間,或者不常用到的檔案,就以其他的儲存媒體如 DVD 或外接式硬碟加以儲存起來,並且加以分類保存好,等到需要時再找出來使用。這樣子常用的檔案存放在電腦本機,才會提升找對檔案的效率,此外,本機的檔案比較少,也比較不會影響電腦的執行效能。

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