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2007年4月28日

採購雷射多功能事務機

最近,我的家庭醫師要採購一台彩色雷射多功能事務機,想當然爾是找我當採購顧問,希望我能幫他選一台物美實用的機器。咦?為什麼沒有講到價廉?因為不是每個人都像木柵電腦科學實驗室一樣,連一毛錢也會影響採購的對象。唉!好希望能早日晉升到這種階級啊!

好啦!這不是重點,我只是想藉這個機會跟大家分享一下採購彩色雷射印表機和多功能事務機的心得。

多功能事務機是近幾年比較流行的機器,主要是把影印、掃描和傳真功能加進印表機,對於小型辦公室來說,這是一個很方便的機器,可以減少空間浪費而且不需要採購太多種機器。

一般來說,採購印表機或多功能事務機應該要考慮下面幾點:

一、需要的功能和效果:噴墨機種的列印效果已經達到相片的層次,所以效果上來說已經很高,至於雷射機種,不管彩色或黑白,解析度都已經在 600 x 600 的層次了,效果算相當好了,即使是商業應用也綽綽有餘。至於多功能事務機,目前的技術和整合能力相當好,掃描、影印和傳真方面的表現都不錯,唯有傳真的部分要注意,看看到底是只能透過軟體傳真,還是可以直接拿實體文件來傳真,這對於使用的方便性是有差別的。其次要考慮的就是尺寸、重量和噪音,這些當是越小越好啦!

二、使用頻率:這個是本實驗室相當在乎的項目,因為多功能事務機的特點之一就是功能越多,價格越高,如果用不到那麼多功能,那麼就買功能單純一點的機種。畢竟,錢難賺啊!評估之前,最好先列一張表,把自己會使用的功能列出來,再根據實務上的經驗想一想,確定一下使用的頻率高不高,或是否用的到,這樣比較容易抓出考慮的範圍。

其次,要是使用的頻率真的很高,列印量大的話,請採用企業級的機種,別把家用機拿來用。否則機器不但很快就掛點,還容易故障,別為了省那一點點的採購成本而浪費更多的金錢和時間成本,那將會得不償失。

三、省電:今天的時代,所有的 3C 產品都應該要採用省電科技,同時具備一定的睡眠節電功能,當檔案傳輸到機器時再自行啟動並列印。畢竟商用環境的使用,不是每一分每一秒都在用,老是開著是很浪費電的,但也不能每次要印就開關一次,不但麻煩,而且經常採暖機對機器也不好。實務上,節電的功能對這問題是一個不錯的解決方案,不但對機器的壽命有益,對於電費也相當有幫助。

四、擺放場所:一般人很少會考慮到這一點,其實這很重要,除了空間的因素之外,最重要的還是散熱和列印過程中所產生的氣體。擺在通風良好的地方有助於散熱,對機器當然也比較好。至於氣體,主要是雷射機種在暖機和列印時會產生高電壓,這個電壓足以產生臭氧(O3),根據歐盟的報告,吸收過量的臭氧會影響呼吸系統的健康,因此使用者不可不慎。多數雷射印表機的使用說明書中都有警告說明,除非它不銷往歐盟和美國地區。(這些區域以外的政府,別草菅人命啊!)

五、機器共享的方式:印表機不算經常使用的機器,所以不需要一台電腦配置一部,最常見的是多人共用。多人共用,當然得要有區域網路,而連接的方式最簡單的就是印表機連接到某一部電腦上,然後設定好分享,其他的電腦只要安裝好驅動程式,設定好網路印表機就可以了。不過這個方法很麻煩的是,要列印就得把這部電腦打開,萬一這部電腦又沒使用,那開起來也很浪費電。所以目前比較理想的機種,是印表機本身就內含列印伺服器,可以直接透過區網來連線。這樣子只要打開印表機大家都可以使用了。之前某廠商還有無線連線的功能,但在加密與安全機制不完整的情況下,本實驗室不建議使用這種機種。想想,隔壁鄰居「不小心」連過來,又「不小心」列印了一千多頁的測試頁,這算好玩的事嗎?

六、機器本身採購成本和使用成本:通常噴墨機種比較便宜,黑白雷射次之,彩色雷射最貴。不過,噴墨的墨水匣很貴,平均每頁的列印成本高於雷射機種,而且不常列印,墨水容易乾掉導致噴頭阻塞。雖然多數的機種都有清洗的功能,但常常得換噴頭。換一次噴頭的價錢,往往可以買新的甚至超過。雖然有些機種的噴頭和墨水匣做在一起,相對的價錢也更高。多數的列印都以黑白居多,因此如無特別需要,可以考慮黑白雷射機種。

雷射機種雖然沒有阻塞的問題,平均列印成本也比較低,不過近來碳粉的容量有下降的趨勢(簡單講,變相漲價,我覺得是一件蠻惡劣的事情),所以副廠的碳粉匣有熱賣的傾向。但是原廠也不是省油的燈,往往會在碳粉匣內加裝辨識晶片或改用特殊碳粉等,不是讓副廠的不能用,就是讓機器故障,搞的你灰頭土臉的。所以想用副廠的產品,得弄清楚能不能用。

另一個問題就是耗材容不容易購買。有些廠牌真的超難買,又不提供網路訂購,或者需要很久的時間才能收到貨,這些都是使用時的成本,不可不列入考慮。

七、紙張成本:好的紙張不容易卡紙,爛的紙可說是張張都要卡。卡紙不但浪費時間,也浪費耗材,更容易造成機器的損壞,所以要注意說明書上所說的可使用尺寸和重量。通常紙張的厚度是以重量來計算的,目前最常見的是 80 克/平方公分。話雖如此,不同的廠牌在列印上也有不同的結果。以個人在辦公室(小弟還是要出去上班才能養活自己)和自己的木柵電腦科學實驗室的使用經驗,目前是 Double A 的紙最不容易卡紙。

而紙張會不會卡紙的另一個因素,就是紙張的受潮程度,因此紙張的保存要注意這個問題。這方面,Double A 的表現也很好。喂!國內的紙張大廠爭氣點好嗎?品質和價格別比不上泰國的品牌啊!

最後還是要呼籲,保持良好的使用習慣,例如使用前開機,確定完全不用了再關機;印表機不用時,把各地方的保護蓋關好,可能的話可罩上毛巾防塵,減少受潮等,這樣都會讓印表機的使用壽命長一些。

經過這些考慮,我列出幾台機器讓我的家庭醫師選。從這些考慮的焦點,大家應該可以了解,他為何要找本實驗室當顧問了吧!

3 則留言:

  1. 寫的真不賴唷~給個鼓勵...^.^

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  2. 謝謝你這位專業 MIS 的肯定,我會繼續努力的!

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  3. 呵~您客氣了!只是現在的市場區隔太嚴重,有時候真的要貨比三家,拿東家打西家,才能找到最好的東西(這應該是採購做的事吧!唉...)

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