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2008年9月19日

轉 PDF 檔的效率高手 - PDFCreator

最近有件重要的事要做,一直在準備的相關內容,所以就算有人問我怎麼沒有新的文,我也只好置之不理。現在這件事終於做完啦~雖然結果還不知如何,總之,盡力去做就算有交代了。

但是緊繃的心情一放鬆,卻是只想睡覺。睡了二天,今天終於有精神來寫部落格啦!一下子千頭萬緒,好多好多題材要寫,該寫啥呢?

想到不久前幫中研院 OSSF 寫的一篇軟體應用的文,我想這對一些人應該有幫助,決定先讓它打頭陣。雖然我寫的軟體有個部落格名人重灌狂人也有寫,不過我寫的比他更詳細,幾個他沒提的重點我都寫了(不然中研院怎麼肯收?),應該是值得給需要的人參考的。

本文亦同步刊載在中央研究院自由軟體鑄造場(OSSF)的電子報上,有興趣的朋友不妨去那邊挖點自由軟體的保吧!

----------------幾近廢話的過場文和本文之間的分隔線------------------

在 Windows 底下想把編輯好的檔案轉換 PDF 檔,其實是一件令人很頭痛的事情(不只是 Microsoft Office,包括其他有的沒有的應用軟體編輯出來的東西,當然,OpenOffice.org 和 Adobe 系列的產品不算)。若使用 Adobe 原廠的工具,那價格可不是人人負擔得起,可是總有非把文件轉換成 PDF 不可的時候,此時此刻,最好的方法就是找找免費或自由軟體囉!

轉 PDF 的免費軟體其實不少,不過這一類的免費軟體通常有個特色,不是內含廣告就是功能有所不足。廣告是只要每次轉檔就會出來和你打招呼,功能不足的部份最常見的就是不能使用安全性設定。在我使用過的這一類軟體中,只有 PDFCreater 這個自由軟體沒有這些問題啦!唯一美中不足的是,文件內若有超連結,轉換之後將會失效,必須另外安裝其他相關的程式。(只是作者說安裝後可能會產生不可預知的問題……暫時還是不要用吧!畢竟多數時候要檢視的只是內容,不見得需要超連結)

此外,這個軟體輕薄短小,不像 Adobe 的工具那麼消耗系統資源,開啟程式和轉換檔案的速度都很快,是需要轉換 PDF 檔案者所不可不備的好東西!

只有這樣而已嗎?那就太小看這個自由軟體啦!它還可以把文件轉換成各種圖檔格式喔!包括常見的 PNG、JPEG、BMP、PCX、TIFF、PostScript 和 EPS。也就是說對方不能看 PDF 檔,那轉成圖片檔給他總可以吧?

這樣的一個好東西,咱們就一起來看看怎麼用吧!

下載與安裝

步驟一

SOURCEFORGE.NET 網站的搜尋欄位中,輸入 PDFCreator,很容易就可以找到下載的頁面。下載的內容有 2,一個是多國語言相關檔案,一個是程式本身。由於預設的語系只有英文,若希望使用繁體中文,那麼多國語言相關檔案就一併下載回來吧!

步驟二

下載多國語言檔案時,會發現有一個是 txt 的文字檔,一個是壓縮的 zip 檔。文字檔是說明多國語言檔內有哪些語言可用,zip 檔內就是包含可用的多國語言相關檔案。

安裝後的樣子

樣子一

主程式的安裝很容易,完成之後可在 Windows 的「所有程式」內找到 PDFCreator 的資料夾,按一下其中的 PDFCreator 就可開啟,外觀就是這樣。看起來不知道怎麼用?別急,下面會介紹的。

樣子二

安裝完之後,在印表機與傳真的視窗內可以看到一台 PDFCreator 的印表機,請注意,這不是實體的印表機而是虛擬的。這樣子有什麼好處呢?其意思就是任何編輯軟體只要有列印功能,都可以利用 PDFCreator 來轉換檔案。

更換介面的語言

雖然下載時會發現主程式的版本和語言檔不同,不過安裝後一樣可以使用,沒有什麼問題。其實我個人比較喜歡英文介面(單字不懂就查嘛!反正看久了就習慣了),因為有些東西的翻譯,感覺有點怪。

步驟一


把下載回來的 zip 檔解壓縮之後,找到繁體中文的檔案 chinese_trational.ini,將它複製起來。

步驟二

按照 C:\Program Files\PDFCreator\languages 的路徑,開啟 languages 的資料夾,把檔案 chinese_trational.ini 貼進來。

步驟三

按一下 PDFCreator 功能表的「Printer\Options」

步驟四

此時會開啟 Options(選項)視窗,在左邊欄位的上半部找到 Languages,在上面按一下,右邊的欄位就會切換到與其相關的項目,在 Current language(目前的語言)內可以選擇中文(繁體)。選了之後,介面的語言就會變成中文繁體了,最後也別忘了按一下儲存,否則更改是不會生效的喔!

基本的用法

PDFCreator 最基本的用法就是透過列印功能,除了任何有列印功能的編輯軟體都能用之外,就是不開啟 PDFCreator 也能使用。以下先來看看這個方式的基本用法。

步驟一

開啟任何 Word 編輯的檔案,按功能表的「檔案\列印」,在印表機的選項內,選擇 PDFCreator之後,按一下「確定」。

步驟二

此時會出現一個可輸入文件基本資料的視窗,目的是方便搜尋工具找到檔案。只是文件標題的部份並不支援中文,只能使用英文。要注意的是,最底下有個「儲存後以預設程式開啟文件」,預設是被勾選的,意思是若轉換為 PDF 檔案,那麼轉換完成後,將馬上以電腦內預設檢視 PDF 檔案的程式來開啟。建議這個選項不要取消,因為這樣可以立刻檢查轉換的結果是否成功。
相關內容輸入完畢後,按一下「儲存」。

補充說明:
若不想轉換,可按「取消」鈕;「等待[W]蒐集」鈕,則是目前不要轉換,暫列入等待轉換的清單中;「選項」則是開啟選項視窗,進行相關設定後再進行檔案的轉換。

步驟三

接著出現另存檔案的視窗,檔名會以剛剛所輸入的文件標題自動建立,當然我們也可以跟自己的需要來輸入中文檔名。

按一下儲存,就會開始轉換檔案了。

步驟四

轉換時,會出現這樣的動畫……

步驟五

轉換後,自動以預設的 Adobe Reader 開啟該 PDF 檔。(如使用其他的閱讀器,就會以該閱讀器開啟)

大量轉換

如果有多個文件要轉換為 PDF,用上面的方法就顯得有點慢了,這時可以利用拖曳法來解決。

步驟一

開啟檔案總管,切換到存放待轉換檔案的資料夾內。接著開啟 PDFCreator,用滑鼠將想轉換的檔案都選取來,直接拖曳到 PDFCreator 的視窗內,此時就會依序一個一個轉換檔案。當然,轉換過程中還是需要手動輸入檔名的。

如果不想馬上轉檔,可以在前述輸入檔案基本資料的視窗內,按一下「等待[W]蒐集」的按鈕。
萬一拉錯檔案想要刪除呢?很簡單,在 PDFCreator 下方的清單中,點選不要的檔案,按一下工具列上的 Delete 鈕就可以了。

補充說明:
在 PDFCreator 的工具列上有個加入的按鈕,這是以直接選取檔案的方式來轉檔,不過我個人認為這和直接拖曳的方式沒有太大的差別,有興趣的人不妨自行試試看。

從快顯功能表上轉換

另一個快速轉檔的方式,就是利用滑鼠右鍵的快顯功能表。PDFCreator 預設是會在快顯功能表內加入相關選項,最棒的是還可以取消。(這才自由,不是嗎?畢竟不是每個人都想用這個功能呀!)

步驟一

開啟存放文件檔案的資料夾後,在想轉換檔案的文件上按滑鼠右鍵,快顯功能表上會出現「Create PDF and Bitmap Files with PDFCreator」的項目,按一下這個項目也可以進行檔案的轉換。

不過要注意的是,這個方法能用的檔案類型有限制,不是在所有檔案上按右鍵都會出現這個選項。

基本的設定

PDFCreator 內的設定頗多,底下只介紹和PDF格式有關,且比較重要的部份。

CMYK 的設定

用前面所說的方法開啟選項視窗,在左邊欄位底下的格式,點選 PDF。右邊的窗格就會出現相關的設定項目,其中有五個標籤,各有其相關的設定,大家可根據自己的需要來設定。

如果自己轉換出來的檔案是要讓在使用標準油墨的印表機列印(或者送印刷廠輸出),那就點選「顏色」標籤,選擇「使用Color Model Device CMYK」,這樣子印出來的顏色和製作文件時所設定的會比較一致。(預設使用的顏色系統為 RGB)

保全的設定

步驟一

切換到「安全性」標籤,這裡就是設定檔案保全的地方。勾選「使用安全性」的項目後,底下的各項設定才可以開始使用。唯一要注意的是,PDFCreator 預設一定要使用密碼,也就是在密碼這個欄位中,兩個至少要使用其中一個。記住,設定之後一定要按「儲存」,設定才會生效!

步驟二

轉檔的過程會出現這個輸入密碼的視窗,輸入的類型視安全性的設定而定。如果該次轉換的檔案不想要使用安全性設定,只要在這個視窗按一下取消,就會出現一個對話視窗,通知你轉換後的檔案將不會套用安全性方面的設定!

步驟三

轉換後的檔案,可從 Adobe Reader 的顯示保全內容來檢視安全性設定,這裡我們可以看到安全性的設定和前面所設定的一樣。

轉換成其他圖檔類型

想轉換成其他的圖檔類型其實很簡單,只要在開始轉換前,選擇想要的圖檔類型就可以了。


如果要轉換的是其他圖檔的類型,很簡單,只要轉換檔案過程時,出現另存新檔的視窗後,在存檔類型中選擇想要轉換的圖檔類型就可以了。

改變預設的轉檔格式


如果要改變預設的轉檔格式,從在在選項視窗中,在左邊欄位的上方點選「儲存」,然後在右邊窗格中間的「標準儲存格式」內選擇想要使用的檔案格式即可。

PDFCreator 最基本且重要的用法如上所說明,沒有介紹的部份就是選項視窗內的各種設定了。只要能熟悉上面所講的操作方法,這個部份並不難,我就留給大家當家庭作業囉!
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