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2008年1月25日

績效考核技巧

不久前聽朋友說他開除了自己安親班的一個老師,原因是這個老師在上班時候玩線上遊戲,帶領的班級續班率是零。我很驚訝在目前不景氣,工作不好找的年頭,還有人上班如此不顧職業道德的作法。

更讓我驚訝的是,這個人先前向朋友說,老闆不該干涉老師的教學,並且需要一台電腦等,朋友基於「疑人不用,用人不疑」的理念,一切照做,但沒想到這個老師居然做出如此離譜的事情,憤怒之餘,在即將過年之前就將他開除,並採取一些緊急措施,彌補該老師所引起的負面效果和形象。

他很感慨的跟我說,「疑人不用,用人不疑」固然是讓賢才安心工作的態度,但不代表不需要稽核考察。如果不是有家長反應,他可能還不知道自己的安親班為何續班率會比往年還低。從他所講的事情,讓我想起這幾年在專案管理上所發生的大大小小事情,其中讓我收穫最多的就是績效考核的技巧。

從實務經驗裡,我明白二件事情,第一,「疑人不用,用人不疑」的前提是,你已經事先知道對方的底,包括做事的能力和品行,確定他是個你想要的「賢才」,確定了這個前提之後,才能以「疑人不用,用人不疑」的態度來用人。

第二,設定適當的績效考核檢查點,這是我使用 Microsoft Projet 作為專案管理工具所得到的心得。在這個軟體內,可以設定「里程碑」,就是將專案切分成幾個比較小的目標,這些目標在一定的時間時,必須加以檢視是否達成,作為專案調整成本(包括金錢、時間和人力)的參考依據。不過我覺得翻譯為「里程碑」有點不大合適,我自己把它改稱為「檢查點」。

執行專案的過程中,免不了一些不可抗力或意外事件的干擾,或是執行人員本身的問題,為了能夠適時彌補這些意外的損耗,檢查點的設定,能夠適時的找出問題點,即時以緊急措施來彌補,避免專案成本的上升,降低獲利。

因為我個人工作屬性的關係,最常碰到的問題就是電腦故障。由於成本的關係,公司所用的電腦等級,通常跟一般個人家庭用的電腦差不多,有些零件的品質甚至更......陽春,導致在進行大量運算的時候,往往不堪負荷而當機。這種延誤就很無奈,除了跟 MIS 反應,希望購置電腦時,能以企業級運算來考量,不要以「能跑就好」來組裝電腦,延誤專案的損失,通常都能組幾十台電腦。

另外一種就是人員的意外。人吃五穀雜糧,沒有不生病的,致病的細菌或病毒也不會挑在休假日,也不見得一天兩天就好。況且天有不測風雲,人有旦夕禍福,誰能保證天天都平安呢?有一年,專案正進行到最後的關鍵,所長夫人出車禍,腳趾骨折不良於行,家裏就我們兩相依為命,我也只好請假照顧他,但是專案怎麼辦?還好現在的電腦和網路科技很發達,跟公司報備後繼續在家裏做,並且遙控相關成員繼續完成。

這些還都是顯性的因素,一旦發生,公司也不怎麼會責怪,況且在專案規劃之初,或多或少已經考量過這些因素,會預備一點彌補用的時間。最怕的就是隱性因素,這也是檢查點發揮功效的時候了。

像是個人感情因素(男女朋友分手)、家庭因素(父母失和)、偷懶(這個...難免啦!)、體力不佳......等,造成工作時心不在焉,或者進度緩慢等,要是沒有檢查點適時的發掘問題,等到專案進行到尾聲,才發現進度落後太多就來不及了。

當然,檢查點也不只是用來發掘負面因素的,也可知道小組成員的表現優劣,表現好的,當然是列入未來培養與重用的名單內,表現不好的,就看看是否能加以輔導或交給人事單位處理(這個,我不用詳細說明了吧?),這樣子年底打考績的時候,就不需要用力死命的回想每個人過去一年的功過。

「疑人不用,用人不疑」只是相信他執行的方法和過程,不代表不需要檢查成果,在講求績效的今天,為了確保戰果能夠出現,我個人認為檢查點是一個不錯的概念和方法。

當然,設定的多寡和頻率得要拿捏好,不然會浪費太多的時間,還會干擾整體的進度。

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